16 augustus 2011

Wat moet een archiefdienst kunnen?


Twee weken geleden schreef Ingmar over wat een archivaris moet kunnen. Dit naar aanleiding van onze beroepsprofielen die nodig geactualiseerd moeten worden.

Die beroepsprofielen (of competentieprofielen) zijn ook naar mijn gevoel nog maar mondjesmaat gebruikt (waarom zouden ze dus geactualiseerd moeten worden?) en dat heeft waarschijnlijk verschillende oorzaken. In reactie op Ingmars blog heb ik daar indirect al iets over gezegd. Ik heb daar nog wat verder over nagedacht met als eindresultaat deze blogpost. Als het ware mijn input voor de actualiseringscommissie, als die er komt.

Breed, breder, te breed
Het aantal werkzaamheden dat op een archiefdienst wordt (of kan/moet worden) verricht is veel breder dan wat er in het beroepsprofiel wordt (of kan/moet worden) beschreven. En voor het werk van iedere individuele archivaris is het beschrevene weer veel te breed.

Het beroepsprofiel hangt als model dus tussen twee werkelijkheden in en naarmate archiefdiensten groeien en archiefmedewerkers/archivarissen een meer gespecialiseerd takenpakket krijgen, wordt die afstand tussen het model en de praktijk alleen maar groter. Tot het moment dat het model geen enkel nut meer heeft voor toepassing in de praktijk. Misschien is dat een van de redenen waarom de bestaande profielen nooit zijn gebruikt.

Nu en dan
De beroepsprofielen zoals ze nu zijn perken het taakveld van de archivaris en de recordsmanager af. Mij lijkt het, in het licht van het voorstaande, voor praktisch gebruik veel relevanter om te beschrijven welke competenties op een archiefdienst aanwezig zouden moeten zijn. En wat vervolgens verwacht mag worden van een individuele medewerker daarvan, zeg een archivaris.

Wat het eerste betreft kun je daarin dan ook rekening houden met bijvoorbeeld competenties inzake goed ict-beleid en een goede communicatiestrategie (inclusief sociale media), dus allerlei non-archivistische competenties, die desondanks onmisbaar zijn bij het uitvoeren van onze taken. Wat het tweede betreft kun je meer dan nu specifieker inzoomen op personen, bijvoorbeeld op de houding die van een medewerker verwacht mag worden.

Kennis en kunnis
Maar ook kun je duidelijk onderscheid maken tussen kennis en kunnis (alhoewel ik deze begrippen nu niet geheel juist gebruik). Ter illustratie: als dienstverlenend medewerker op een archiefdienst zijn er allerlei zaken die ik zelf niet kan. Het voldoende kunnen lezen en begrijpen van oude handschriften bijvoorbeeld. Dat is geen probleem, zolang die vaardigheid binnen ons team van dienstverleners maar in voldoende mate aanwezig is. Mij, zeggen de collega's gelukkig ook zelf, hebben ze voor andere dingen nodig. Ieder heeft immers z'n eigen kwaliteiten.

Zo hoeft een individuele medewerker niet alle vaardigheden (kunnis) in huis te hebben, als deze binnen het team of de organisatie als geheel maar afgedekt worden. Iedere medewerker moet wel een bepaalde basiskennis hebben van een breed aantal zaken, en kennis van waar de kunnis aangaande die zaken in de organisatie zit. Of zoals ik me op het BHIC altijd vrijpleit: "ik hoef het niet te kunnen, als ik het maar ken en weet wie het kan."

Pools
Zoals je als individuele medewerker binnen een archiefdienst niet alles hoeft te kunnen, zo hoeft natuurlijk ook niet iedere archiefdienst zelf alle kwaliteit in huis te hebben die wordt gevraagd. Sterker: het is logischer, praktischer, efficiënter en beter als op een groot aantal vlakken verregaand wordt samengewerkt tussen archiefdiensten onderling.

Ik denk dan in de eerste plaats aan kennis en vooral kunnis op ict-gebied. Binnen de werkgroep Personeel en Organisatie (waarvan ik deel uitmaak) van het project Voorbereiding Implementatie e-Depot stelde ik al voor een soort pools te organiseren waarin deskundige medewerkers zitten op het gebied van e-depots, die in principe voor het hele archiefveld inzetbaar zijn. Maar ook kun je denken aan de strategische inzet van sociale media, communitymanagement of de nieuwe trend van Linked Open Data. Kennis en kunnis daarvan moet binnen het veld beschikbaar zijn, maar niet noodzakelijkerwijs binnen iedere archiefdienst.

Eigenlijk geldt hier dus hetzelfde als bij de medewerkers van een archiefdienst: niemand zal alles in huis hebben, niemand kan alles in huis te hebben, en niemand hoeft ook alles in huis te hebben. Als de kennis en kunnis ergens maar bereikbaar voorhanden is. Je kunt het met een beetje goede wil dus ook zien als competentieprofielen voor het archiefveld als geheel.

Bijvoorbeeld
Op Twitter haalde Ruud die werkgroep Personeel en Organisatie ook al aan. Die werkgroep werkt aan competentieprofielen (en nog meer) voor wat betreft het werken met een e-depot. Dat soort competenties passen prima in het competentieprofiel voor een archiefdienst en zelfs binnen het 'profiel' voor het veld als geheel. Vervolgens kan een archiefdienst bepalen welke individuele medewerkers welke elementen daaruit voor hun rekening nemen. En sommige dingen worden dus archiefveldbreed opgepakt.

Ook verwees Ruud naar het Manifest voor de Archivaris 2.0, wat mijns inziens prima past binnen het competentieprofiel voor de individuele medewerker. Sowieso is het aspect 'houding', waar het manifest zich met name op richt, iets wat nu nog expliciet mist in de bestaande beroepsprofielen.

En misschien wel het beste voorbeeld: de vaardigheden die Henny heeft op het terrein van typisch archivarissenwerk: in het competentieprofiel van de archiefdienst moet staan dat iemand het moet kunnen, in het competentieprofiel van de archivaris moet staan dat je die persoon moet kennen... ;-)

Kortom
Van beroepsprofiel naar competentieprofielen: twee verschillende profielen, eentje voor de organisaties en eentje voor de personen. In het bijzonder binnen het profiel voor de organisaties aandacht voor competenties die beter binnen het archiefwezen in den brede kunnen worden georganiseerd. In het bijzonder binnen het profiel voor de personen een onderscheid tussen kennis en kunnis. En in datzelfde profiel het opnemen van het aspect 'houding'.

5 opmerkingen:

  1. Het rijk heeft net iets gedaan aan het functiegebouw, 30.000 functieprofielen zijn teruggebracht naar 52 profielen, "waarin helder is beschreven wat van een functie wordt verwacht in termen van resultaten, succesvol gedrag, kennis, vaardigheden en ervaring." Ik heb mezelf nog niet zo snel terug kunnen vinden, misschien moet ik wel verschillende profielen combineren en daarmee een nieuw profiel creëren? Te vinden op http://www.functiegebouwrijksoverheid.nl/

    BeantwoordenVerwijderen
  2. @AikeP: Een ander lid van de werkgroep P&O wist ook al van dat nieuwe Functiegebouw te vertellen. Ben er wel benieuwd naar, maar het openen van de website leidt al snel tot een teleurstelling:

    "Het Functiegebouw is alleen toegankelijk voor Rijksmedewerkers.

    Ben je geen Rijksmedewerker, dan verwijzen wij je graag naar de externe website werkenvoornederland.nl."

    Voel je dus bevoorrecht: niet alleen werk jij blijkbaar wél voor Nederland, ook mag je dan pas het nieuwe Functiegebouw zien. ;-)

    Overigens zie je ook bij ons een dergelijke ontwikkeling: minder functieprofielen, die ieder op zich ook breder van opzet zijn. Werkt de arbeidsflexibiliteit van de medewerkers in de hand en maakt aanpassen van individuele takenpakketten makkelijker.

    In theorie tenminste.

    BeantwoordenVerwijderen
  3. En nou had ik bewust niet eens de BZK-intranetlink gebruikt. De link die ik gaf stond in de intranetsite en leek mij 'openbaar', maar inderdaad, ik kan hem thuis ook niet openen. Toch lijkt het mij dat er geen enkele reden is deze informatie binnen het rijkscompartiment te houden.

    BeantwoordenVerwijderen
  4. Ok, "kunnis" is een totaal nieuw begrip voor mij. Ik vond het vooral een komisch woord.
    Hoe het nu precies verder moet met de comptentieprofielen en beroepsprofielen, daar heb ik een slecht beeld van. Voor mijn gevoel, en dat heb ik steeds vaker, is het vastleggen er van meteen het erkennen van een achterhaalde situatie.
    De spanning tussen het tempo van ontwikkelingen op het gebied van kennis en kunnis maakt het bijna onmogelijk om profielen voor langere tijd vast te leggen.
    Het aspect van de pools waar je over schrijft, dat spreekt me veel meer aan.
    De grenzen moeten weg en we moeten waarschijnlijk veel meer samen de zaken moeten aanpakken en regelen.
    Het is een boeiend onderwerp dat zeker aandacht nodi gheeft al was het alleen maar om duidelijk te krijgen dat er zo ontzettend veel dynamiek is dat oude kennis en kunnis niet meer n alle gevallen relevant is.
    Nou ja, tough subject.

    BeantwoordenVerwijderen
  5. @Duul58: Ik ben het met je eens dat de profielen snel weer zullen verouderen. Regelmatig actualiseren blijft dan nodig.

    Maar ik denk dat het hoe dan ook goed is om dit soort zaken 'vast' te leggen. Het is als een artikel over Archief 2.0. Je hebt soms gewoon behoefte aan markeerpunten, als houvast, om van daaruit weer verder te wandelen.

    Wat betreft de pools hadden we mekaar al gevonden natuurlijk, letterlijk en figuurlijk! :-)

    BeantwoordenVerwijderen