Archieven in Transitie

Al op 14 maart hield SNAAI haar jaarlijkse scriptiemiddag. Plaats van handeling was dit keer het BHIC, net als in het jaar dat ik zelf van SNAAI afscheid nam als voorzitter. Drie interessante presentaties en leuke discussies kleurden de middag.

Waaronder de presentatie van Bas Bergervoet over zijn masterthesis Archieven in Transitie. Een exploratief onderzoek naar de digitalisering van archieven. Bas studeerde Nieuwe Media & Digitale Cultuur aan de Universiteit Utrecht en liet vanuit dat perspectief het geluid van een buitenstaander klinken over het thema digitalisering van archieven. Hoe goed is dat?

Goed! Door literatuuronderzoek en interviews met een negental experts uit de praktijk, van onze algemene rijksarchivaris Martin Berendse tot de oprichter van The Internet Archive Brewster Kahle (en, oh ja, ook nog met mij) komt hij tot leuke constateringen en opvallende verschillen in benadering.

Wat is archief, wat zijn archieven?

Is het archief een plek waar vooral een bepaald beeld van het verleden wordt bewaard, waar iedereen gebruik van kan maken en het zijne van kan denken? Of is het een soort open opslagplaats die je kunt koppelen aan andere opslagplaatsen (denk databases en zo), waaraan iedereen kan bijdragen, waarin iedereen een eigen ordening kan aanbrengen en zo meer? Of iets daartussenin? Maar waar dan precies?

En daarmee eigenlijk ook meteen het onderscheid tussen de zogezegd 'officiële' archiefdiensten zoals het BHIC, en de vooral online ontstane en bestaande archieven zoals The Internet Archive. Bas noemt ze institutionele en niet-institutionele archieven, waarbij vooral de eerste categorie de tweede met argwaan bekijkt. Terwijl die tweede toch echt veelal dezelfde doelen nastreeft en niet minder professioneel daarvan werk maakt.

Opvallend is in ieder geval dat met de blik op andere instellingen gericht, zoals bibliotheken en musea, de niet-institutionele archieven veel mínder verschillen zien tussen hen en hun. En voor zover ze die wél zien, zien ze die vooral verdwijnen en smelt het allemaal naar elkaar toe. De institutionele archieven daarentegen zien dat een stuk minder snel gebeuren. Ze benadrukken vooral de eigen, unieke (wettelijke) opdracht, methoden van werken en zo nog wat zaken. Zelf maak ik me daar trouwens ook regelmatig 'schuldig' aan.

Alles online

In de literatuur wordt er voortdurend vanuit gegaan dat al het papier op den duur gedigitaliseerd zal zijn. In de praktijk worden vooral nog hobbels gezien, zoals geld, auteursrecht (vooral voor beeld en geluid) en voor wat betreft de distributie van materiaal ook de complexiteit van digitale bestanden. Voor de archivaris ziet ook Bas een rolverandering, van inhoudelijk expert naar coach, van kenner van de inhoud naar kenner van de systemen.

Interessant wordt het als Bas het in den brede getrokken aspect 'democratie' aan de discussie toevoegt. Door digitalisering pretenderen we meer toegankelijkheid en openheid te creëren, maar volgens Bas ontstaat er tegelijkertijd een extra laag van institutionele selectie. Het is immers doorgaans de archivaris die bepaalt wat er precies wordt gedigitaliseerd. Of zelfs externe geldschieters. De gebruiker zelf heeft nauwelijks invloed.

Er werd nog even gesuggereerd dat we toch lekker bezig zijn met allerlei scanning-on-demand initiatieven, maar dat is allemaal op kosten van de gebruiker zelf, dus niet wat hier wordt bedoeld. Ik voeg daar zelf aan toe dat het effect zelfs sterker is, want al wat níet gescand is, wordt in relatieve zin steeds óntoegankelijker en minder 'open'.

Lock-in
Gebruikersparticipatie (Bas toont het model van de Digital Content Life Cycle om aan te geven op welke momenten we de gebruiker allemaal mee zouden kunnen laten doen) wordt op dit moment nog slechts op kleine, veilige schaal toegestaan. Het gaat meestal om kleinere projecten, waarbij de user generated content nog goed van het archief en van het werk van de archivaris te scheiden is. We laten de gebruiker toe, maar niet te veel, niet te snel en slechts tot een veilige afstand van onszelf.

Nieuw voor mij was het principe van lock-in, waarvoor Bas ons nog waarschuwde. In You Are Not A Gadget: A Manifesto van Jaron Lanier wordt dit nader toegelicht: aan het begin van een proces is alles nog mogelijk, maar gaandeweg maak je keuzes en wordt je meer en meer door die eigen keuzes beperkt in je verdere mogelijkheden (bijvoorbeeld door het bouwen van applicaties rond een bepaalde standaard, waardoor het updaten van de standaard steeds lastiger wordt, zelfs als de standaard gaat wringen).

Aanbevelingen

Tot slot Bas' aanbevelingen voor archieven:

• Betrek gebruikers veel meer bij de selectie van te digitaliseren archieven.
• Expliciteer het selectieproces en communiceer dit naar gebruikers.
• Investeer geld en aandacht aan het opzetten en onderhouden van een actieve gebruikerscommunity.

Wisten we dat nog niet? Dat misschien wel, en het zijn ook geen schokkende tips, maar goede tips kun je niet vaak genoeg krijgen. Zeker niet als je al die vorige keren niet goed hebt geluisterd...

Kortom: fris perspectief, goed verhaal, lezenswaardige scriptie.

Aanbevolen leesvoer

- Download de scriptie

- Lees de recensie van de scriptie door Lucinde Bongers, medewerker van VHIC

Foto: archieven over een transitie, in verval