14 november 2011

Going Digital: A Guide To Get Your Staff Online


Degenen die mij al wat langer volgen, hebben op dit blog ongetwijfeld de term 'Zuidland' wel eens zien passeren. Onder die vlag heb ik vanaf september 2006 gedurende enkele jaren mijn collega's van het BHIC meegenomen op een digitale ontdekkingsreis. In het Archievenblad schreef ik daarover:

Speciale aandacht kregen de onderwerpen communityvorming en de veranderende rol en mentaliteit van de archivaris. Hoe veranderen klanten? En hoe kunnen wij meeveranderen? Ook het (her)ontdekken van onze meerwaarde als archivaris op het moment dat we een e-community binnenstappen is besproken. In dit project staat dan ook vooral de digitale archivaris centraal, meer dan het digitale archief of de digitale studiezaal.

En die tekst staat nog steeds als een huis, al zouden we het in plaats van e-community's tegenwoordig over sociale media hebben. In een onvoltooide notitie van mei 2006 schreef ik over de start van het project. En wat sindsdien nooit meer is veranderd, is mijn set van drie basisprincipes: aandacht voor de mensen, ruimte voor het experiment, en focus.

DISH
Waarom nou deze inleiding? Nou, eigenlijk heb ik naar buiten toe nooit zo expliciet aandacht besteed aan dit project. Alleen collega-archiefdiensten die er specifiek naar vroegen, gaf ik desgevraagd een blik in de keuken. Maar dit project heeft wel voor een goed deel het huidige succes van het BHIC ingeluid op het gebied van digitale dienstverlening.

Eigenlijk had ik al besloten om DISH te laten schieten dit jaar, maar toen ik gevraagd werd een preconference te organiseren, stond mijn keuze voor het onderwerp al snel vast: Zuidland

Ben je dus benieuwd naar hoe je niet alleen je archieven online krijgt, maar vooral naar hoe je medewerkers omvormt tot digitale archivarissen? Dan ben je van harte uitgenodigd om op 6 december aan te schuiven. De beschrijving van de preconference vind je hieronder. Meer informatie en een aanmeldformulier vind je op de website van DISH. Misschien tot dan!

As cultural heritage institutions we are doing pretty well when it comes to creating virtual research, reading and exposition rooms with online digital content and access tools. However, most of these rooms lack one crucial thing: us. Digital archivists, curators, librarians and so on!

The Brabants Historisch Informatie Centrum (BHIC), a regional archive in the southern part of the Netherlands, has successfully implemented some basic digital services in quite an unique way: online community forums and the "chat with an archivist" functionality. Site visitors are able to live chat with archivists online during the evening hours and to meet with them and other visitors in a variety of online forums. But putting a chat button on your website can hardly be called a challenge. Also, to set up a forum is no big deal. So what’s the challenge here?

The crucial question is how to get your staff members online too! For example to happily start working evening shifts and engage with visitors in chat conversations online. Also, getting a vivid forum community to take over reference work from your colleagues means that you have to keep both, the forum community and the staff members satisfied with this new way of collaboration. Those are the real challenges we face today!

As one of the first cultural heritage institutions to provide these services, the BHIC has learned a great deal about how to motivate staff members to engage with visitors online. During this preconference Christian van der Ven, Coordinator of Digital Services at BHIC, will share his experiences and approaches of how to successfully convince colleagues of the necessity and the ways of online interaction.

Want to hear about how to turn your analogue colleagues into real digital ones? Come and join this preconference! There will be plenty room for discussion and you can be assured that there will be some new questions raised and ideas brought up for you to take home with!

4 opmerkingen:

  1. Ik vermoed hier een uitstapje naar 23 Archiefdingen ;-)

    BeantwoordenVerwijderen
  2. @Rob: Ik vermoed dat ook. ;-) Dat programma paste namelijk perfect binnen het Zuidland-traject.

    BeantwoordenVerwijderen
  3. Ik sla DISH over ondanks dit aanlokkelijk aanbod om jouw preconference te bezoeken.

    Veel succes en hopelijk inspireer je weer een paar mensen zoals je dat met mij destijds ook gedaan hebt!

    BeantwoordenVerwijderen
  4. @Luud: Bedankt! Je hoort er vast nog wel van. ;-)

    BeantwoordenVerwijderen