Waar ik blij van word #kvan12

Richting het einde van de KVAN-dagen vroeg Wim Karels mij van welk project op het BHIC ik het afgelopen jaar blij was geworden. Dat zijn er een heleboel, maar als concreet voorbeeld gaf ik hem het projectje rond onze notaris- en schepenaktendatabase die een jaartje geleden werd gelanceerd. Onder de noemer geven en krijgen schreef ik er al eens eerder over.

Scannen en bladeren
Al lange tijd stonden er op onze website scans van veel schepenprotocollen online, maar zonder index. Voor de onderzoekers betekende dit kortom: zelf bladeren door de online boeken en zelf ontcijferen van het oude handschrift. Fijn dat de scans beschikbaar waren, maar echt publieksvriendelijk was het natuurlijk niet.

Veel onderzoekers, maar ook heemkundige werkgroepen en verenigingen werken echter hard aan het maken van eigen indexen en samenvattingen, een klus waarmee ze soms al jaren zoet zijn. Het resultaat van hun arbeid publiceren ze vaak in boeken of als doorgaans platte tekst op allerlei websites, zodat zoveel mogelijk mensen ervan kunnen profiteren.

Acquireren
Na contact te hebben gezocht met een aantal van hen, bleek dat zij ook graag bereid waren tot samenwerking met het BHIC. Onze website heeft natuurlijk een veel groter publieksbereik dan al die aparte websites, is makkelijker te doorzoeken, de continuïteit van de online beschikbaarheid van alle gegevens is gegarandeerd, en bovendien kunnen indexen en samenvattingen rechtstreeks aan de gescande akten worden geknoopt. Acquisitie van indexen dus, die akte voor akte de reeds gescande registers toegankelijk maken.

Onze credits gaan naar de makers van al die nadere toegangen. Maar het mooiste vinden ze toch wel dat hun toegangen ontzettend veel en vaak geraadpleegd worden. Bezoekers van onze website zijn razend enthousiast en vinden veel nieuwe informatie. Dat enthousiasme blijkt niet alleen uit de statistieken, maar ook uit de vele berichten in genealogische discussiegroepen, op fora, in onze mailbox en zo meer.

En bovendien uit het toenemend aantal mensen en clubs dat ons weet te vinden voor het aanleveren van huisgemaakt materiaal. Al die aangeleverde bestanden worden vanuit Word, Excel, html enzovoort keurig in onze database gepompt. Zo schurkt die laatste op dit moment al aan tegen de 100.000 samenvattingen van akten, samen goed voor misschien al wel een miljoen namen van personen en plaatsen!

Leerproces, sociaal proces
Op het BHIC hebben we geleerd dat goed genoeg, goed genoeg is. Een eigen indiceringsproject werd jaren geleden stopgezet wegens te geringe voortgang (vandaar al die scans online zonder index). Standaardlijstjes voor aktesoorten, afzonderen van persoonsnamen, normalisaties van plaatsnamen en specifieke velden voor belendingen; allemaal mooi en aardig, maar het betere is ook hier de vijand van het goede gebleken.

Het eenvoudige invoerformat dat door onze huidige toeleveranciers van toegangen wordt gehanteerd, in combinatie met full text doorzoekbaarheid van de database, in combinatie met een koppeling naar de gescande akten, werkt namelijk prima. Waar makkelijk mogelijk sturen we ietsjes bij, maar even zo goed en makkelijk laten we dat.

Het sociale proces en de voortdurende communicatie met mensen en groepen vormen de kern van dit project. Een project dat trouwens bijna 'zomaar' is ontstaan, met als eerste aanzetje een vermakelijke discussie op het stamboomforum van het BHIC (waar een actieve forumcommunity al niet goed voor is!). Je plant een zaadje, geeft het water en aandacht, het blijkt te ontkiemen, het groeit wat door en voor je het weet wortelt het zich in je organisatie.

In dit geval met veel dank aan mijn collega's Anton, die het hele conversieproces voor z'n rekening neemt, en Annemarie, die inmiddels de inhoudelijke begeleiding op zich heeft genomen.

Hoe nu verder?
Naast indexen en samenvattingen zijn we een tijdje terug ook maar terloops gestart met het acquireren van foto's van akten. Zo staan er al duizenden foto's klaar van complete registers die door bezoekers van het BHIC zijn gefotografeerd, bij toegangen die vaak weer door anderen zijn of worden gemaakt en soms ook al online staan. Het wachten is slechts op een upgrade van onze software en dan kunnen we die foto's zelf online zetten.

Daarnaast zijn we iets actiever aan het werven geslagen. Er staan nog heel wat scans van schepenprotocollen zonder index online en binnen één genealogische discussiegroep hadden enkele mensen aangegeven best bereid te zijn daarvan een deel te willen ontsluiten. Prima, dus een soort van klein projectje daarvoor opgezet. Bij enig succes zullen we dat gaandeweg richting andere groepen (zoals ons eigen forum) uitbouwen.

En natuurlijk liggen er naast indexen en samenvattingen van notaris- en schepenakten nog veel meer bronnen om te worden ontsloten. Aan sommigen wordt her en der vast al gewerkt. Kansen genoeg dus!

Kortom
Crowdsourcing in optima forma. Zonder hippe website als bijvoorbeeld VeleHanden (waar we ook aan meedoen hoor), zonder sowieso al te veel techniek en in ieder geval zonder kosten. Maar met heel veel resultaat. En met heel veel tevreden onderzoekers. Kijk, daar word ik nou blij van!

Aanbevolen leesvoer
- Alle gebruikersparticipatie nog aan toe!
- Alles over VeleHanden

Afbeelding: schilderij met blij fruit (in een serie kinderkamerkunst)