DigiGIDS: Archiveren voor kleine jongens #kvan12

Organisaties klein of groot, ze vormen allemaal archief. Het Archief en Museum voor het Vlaams leven te Brussel werkt veel samen met kleine (vrijwilligers)organisaties en acquireert ook veel van hun archieven. Dat laatste wordt echter steeds lastiger, want steeds meer van dat archief is alleen digitaal beschikbaar. Op weg naar digitale duurzaamheid voor miniorganisaties dus! Maar goed digitaal archiefbeheer eisen van die organisaties, dat kan natuurlijk niet...

Overtuigen
Vandaar dat het AMVB door voorlichting probeert om kleine organisaties ervan te overtuigen dat goed digitaal archiefbeheer voordelig voor hen zal zijn. De argumenten daarvoor leken mij persoonlijk niet direct superovertuigend, maar hoe dan ook was dit idee de basis voor het ontwikkelen van de DigiGIDS, die door Stephanie Aertsen tijdens de KVAN-dagen werd toegelicht (slides).

Door een enquête onder kleine organisaties in Brussel kwam naar voren met welke problemen zij kampen. Ze werken vaak op basis van tijdelijke subsidies, en het personeel heeft te weinig kennis, middelen, tijd en motivatie voor digitaal archiefbeheer. Verhaal is bekend: bij dit soort clubs heeft archiveren -analoog of digitaal- nou eenmaal geen prioriteit. De digitale informatie staat verspreid over meerdere, persoonlijke computers, er is geen centraal beheer en het personeelsverloop is groot. Het AMVB voegt nog enkele eigen bevindingen (of slechts veronderstellingen?) toe: men is zich niet bewust van de risico's bij slecht digitaal archiefbeheer, backups worden niet gemaakt en e-mails bewaren gebeurt niet.

Kookboek
Vandaar de DigiGIDS: eenvoudig, praktisch, realistisch, goedkoop, kwalitatief en speels. De opbouw van de gids is afgekeken van de Library of Congress -beter goed gejat dan slecht bedacht- volgens het kookboekprincipe. Allemaal aparte hoofdstukjes met dezelfde structuur en informatie dus: hoeveel tijd kost iets, wat heb je nodig, wat kost het? Enzovoort. Er is een versie voor het werk en, als afgeleide daarvan, voor thuis (waarvan online al informatie te vinden is).

Over de kwaliteit van de gids kan ik niet echt oordelen, want daarvoor heb ik hem onvoldoende bekeken. De schrijfstijl vind ik prettig en de cartoons maken de gids toegankelijk. Bij een hoofdstuk als over het bewaren van websites, blogs en sociale media heb ik wel wat vraagtekens bij de 'richtlijnen', maar ach.

Vorming
Tot zover een leuk initiatief dat vooral gebaseerd lijkt op het betere vertaalwerk. Bemoedigend is het dat de (deels) online versie niet de enige actie van het AMVB is, want ze gaan met de gids ook de hort op. Zo zijn er workshops georganiseerd en sluiten ze aan bij heemkundige activiteiten. Maar het blijkt enorm lastig voor ze om hun doelgroep ook daadwerkelijk te bereiken. Eigenlijk bereiken ze die zelfs helemaal níet, want de clubs díe ze bereiken, zíjn zich al bewust van het belang van digitaal archiefbeheer (maar kunnen daaromtrent hoe dan ook best tips gebruiken hoor).

In Brussel hebben ze in ieder geval geleerd dat er een behoefte is aan informatie en praktische handreikingen over dit onderwerp, maar die moeten dan wel gratis zijn. Persoonlijk contact is belangrijk, net als een ruime communicatie en vooral het stap voor stap en niet alles tegelijkertijd willen bereiken. Het is immers al mooi als iemand bestanden een keer anders noemt dan "doc1" en "doc2" en zo nu en dan een backup draait...

Kortom
Vooralsnog lijkt het project dus niet echt succesvol te zijn, maar toch heeft het AMVB via de DigiGIDS goed gewerkt aan haar naamsbekendheid onder kleine organisaties. En zijn er bovendien afspraken over acquisities gemaakt.

Verder heeft ieder project wat ertoe bijdraagt dat (digitaal) archiveren onder gewone mensen wordt gestimuleerd, mijn sympathie.

Aanbevolen leesvoer
- Selectie voor gewone mensen
- Christian en het grote e-Depot