1 mei 2013

The City Archives of Bruges, the circle of friends 'Levend Archief' and the Working group 'Enter': three peas in a pod


De komende blogs doen verslag van het colloquium "Tools, People and History" dat op 25 en 26 april plaatsvond in Leuven. Aanleiding was het project Itinera Nova van het Stadsarchief Leuven waarin het archief van de Leuvense schepenbank digitaal toegankelijk gemaakt wordt.

Jan d'Hondt
Jan d'Hondt, archivaris van Brugge, heeft zich niet een meester getoond in het bedenken van korte titels, maar had wel een erg interessant verhaal over hoe Brugge startte met vrijwilligersprojecten en tot welke successen dit tot dusver heeft geleid.

Zestendelen
Het vrijwilligerswerk op het Stadsarchief Brugge is voortgekomen uit initiatieven van de vriendenkring Levend Archief van het archief, die is opgericht in 1993 en tegenwoordig zo'n 450 leden kent. Deze kring richtte zich vanaf het begin op huizenonderzoek en dat resulteerde in 1995 tot oprichting van een aparte werkgroep. Deze groep ging zich richten op het toegankelijk maken van de registers van de zogenaamde Zestendelen, de zes wijken waarin Brugge van oorsprong was verdeeld en welke registers informatie bevatten over alle huizen in Brugge in de periode 1580-1800. Nog los van de digitale toegankelijkheid al een prachtige bron natuurlijk, maar het mooiste is dat ie vanaf 2005 gewoon online wordt gezet op www.huizenonderzoekbrugge.be. Dit project (dat doet denken aan het Aezelprojek in Sittard, maar dan mét online beschikbaarheid van de informatie) leidde tot meer studiezaalbezoek/onderzoek en de uitgave van een reeks historische publicaties.

Een volgend project was het toegankelijk maken van dossiers inzake de vrijwillige rechtspraak tijdens het Ancien régime. Dat gaat zo'n beetje als op het BHIC, via een relatief eenvoudige index met velden voor datum, aktesoort, een samenvatting en de brongegevens. Ook deze registers bevatten immers veel informatie over huizen, zodat deze gekoppeld kon worden aan de eerdergenoemde website.

Op basis van de eigentijdse indexen ('rollen') zijn ook andere rechtbankbronnen in rap tempo toegankelijk gemaakt. Bijzonder creatief vond ik daarbij het idee dat iemand, wanneer hij of zij op basis van die index een dossier vindt en opvraagt, op de studiezaal een formuliertje erbij krijgt. Daarop staat uitgelegd dat de toegankelijkheid van deze bron te danken is aan vrijwilligers en dat je als onderzoeker, terwijl je de stukken toch raadpleegt, gevraagd wordt om via het formulier deze index aan te vullen met de namen van in het dossier voorkomende personen, een samenvatting en zo meer. Geen idee hoe vaak dit gebeurt en of het zoden aan de dijk zet, maar ik vind de gedachte erachter buitengewoon goed.

Enter
Inmiddels werkt het stadsarchief alweer vele jaren met vrijwilligers, daarmee begonnen in een tijd dat dit in het Belgische archiefwezen nog vrij ongebruikelijk was. Op dit moment wordt hard gewerkt aan de doorontwikkeling van www.archiefbankbrugge.be waarop de registers van de burgerlijke stand worden ontsloten.

Het stadsarchief werkt samen met zo'n 33 vrijwilligers, waarvan er zo'n 11 vanuit huis werken. Samen zijn die goed voor het werk dat 3 fulltime krachten zouden verzetten. Al die vrijwilligers zijn inmiddels verenigd in de werkgroep 'Enter'.

De vrijwilligers worden gemotiveerd door activiteiten van de vriendenkring. Het stadsarchief kiest voor een informele aanpak - vrijwilligers zitten in dezelfde ruimte als de archiefmedewerkers en voelen zich ook op gelijke voet staan - en beloont niet met geld, maar met waardering. De archivaris zelf draagt zorg voor de begeleiding van deze groep, die kan kiezen uit een gevarieerd aanbod van projecten. Belangrijk is het goed informeren van alle vrijwilligers (bijvoorbeeld via de nieuwsbrief), het feit dat het resultaat van hun werk zo snel mogelijk online komt en dat er aan het eind van ieder project een klein feestje wordt gevierd.

Kortom
Op zich niets nieuws gehoord, maar Jan had wel gewoon een goed en enthousiast verhaal. In Brugge hebben ze een manier van vrijwilligerswerk gevonden die past bij hen en die resulteert in prachtige resultaten. En dat is mooi, we kunnen daarvan leren.

Tot slot, dat formuliertje voor bezoekers om de index aan te vullen terwijl ze stukken raadplegen, dat trekt mij enorm aan. Al weet ik nog niet of het werkt.

Gerelateerde verslagen
- Claire Dejaeger, Itinera Nova and its Volunteer Program
- Ben Brumfield, Itinera Nova in the world(s) of crowdsourcing and TEI
- André Streicher, The visual Annotation Tool in Itinera Nova

Geen opmerkingen:

Een reactie plaatsen