Whatsappen met het BHIC

Her en der wordt in archievenland nog nagedacht over (en een enkele keer voorzichtig geëxperimenteerd met) dienstverlening via chat. Het BHIC kreeg vorig jaar, samen met onze partner Regionaal Archief Tilburg, iets meer dan 1.600 chats, dit jaar tot dusver al meer dan 1.000. Maar denken jullie er gerust nog even over na hoor. ;-)

Ondertussen zetten wij een volgend stapje: WhatsApp!

Sinds gisteren is het mogelijk om met het BHIC te whatsappen via 06-12887717. Het gaat om een proef. We maken daarbij simpelweg gebruik van WhatsApp Web waarmee je heel eenvoudig via je desktop kunt appen.

De voordelen zijn duidelijk: WhatsApp heb je overal en altijd letterlijk bij de hand, je stuurt er gemakkelijk urls en afbeeldingen mee door, ook als we offline zijn kun je een berichtje achterlaten (anders dan bij chat) en er zijn nog een slordige 9,7 miljoen andere redenen om WhatsApp te gaan gebruiken. Dat is namelijk het aantal smartphones in Nederland waarop WhatsApp is geïnstalleerd. Ondanks dat het gebruik onder jongeren iets terugloopt is dat nog altijd gruwelijk veel. En het moet toch gek lopen, willen daar niet een paar gebruikers tussen zitten die een vraag hebben over de geschiedenis van Brabant of hun Brabantse wortels.

We gaan het merken (of niet natuurlijk). En na een tijdje ook eens zien of we WhatsApp misschien ook kunnen inzetten voor promotie en zo.

Gerelateerd leesvoer
- Voorsorteren op de toekomst, verslag van het "Hard/t voor de Zaak" congres van #TerSprake

Verandering van spijs

Een enkele blogpost in drie maanden tijd, slechts een handjevol tweets en ook nauwelijks andere online aanwezigheid. Je zou gaan denken dat ik er genoeg van heb of dat anders mijn internetverbinding er grandioos uit heeft gelegen. Maar niets van dit alles. Een tussentijdse update dus maar.

Gelauwerd en gepresenteerd
Dat laatste blogbericht betrof mijn keuze om me na zeven jaar ook weer eens op andere dingen dan Archief 2.0 te richten. Daar is al genoeg over gezegd, tijdens de KVAN-dagen in juni heeft het me zelfs de heuse Hendrik van Wijnpenning opgeleverd. Ik glunder er nog steeds van na. Ondertussen staat de praktische overname van Archief 2.0 door de KVAN op stapel.

In tegenstelling tot voorgaande edities was ik ditmaal trouwens alleen op de tweede dag van ons jaarlijkse archiefcongres aanwezig en dan nog vooral omdat ik samen met een collega uit het Eindhovense een sessie leidde rond archiefwebsites. Naar aanleiding daarvan zal als concreet resultaat binnenkort in breder verband nog een brainstorm worden georganiseerd rond websites en digitale dienstverlening. Heb ik zin in.

Wat congressen betreft was ik al in mei op pad en wel richting de historische stad Konstanz in Duitsland. Daar was ik gevraagd te spreken voor de vele Duitse (en wat Zwitserse) collega's die op de Südwestdeutscher Archivtag afkwamen. Mijn verhaal ging over het daadwerkelijk leren kennen van je digitale klanten en welke mogelijkheden dit biedt tot effectieve samenwerking met hen. Erg goed ontvangen en iedere keer ook weer bijzonder om voor een Duits archiefpubliek te mogen praten.

Samen met Wilma heb ik er meteen een paar dagen Konstanz aan vastgeplakt. Die stad is werkelijk de moeite van een weekendje weg waard. Een mooi behouden middeleeuws stadscentrum, enkele leuke musea (vooral het Rosgartenmuseum is een echte aanrader), lekker wandelen door de haven en langs de Bodensee, natuurlijk goed eten en in ons geval ook prachtig weer.

Vernieuwen en verhuizen
De meeste tijd is de afgelopen tijd echter gaan zitten in de nu bijna afgeronde verkoop van de woning van Wilma in Haarlem, de voorbereidingen voor de verkoop van mijn (ons) appartement in Den Bosch en de koop van onze nog te bouwen woning in Vught. Overigens op dezelfde afstand van het Bossche stadscentrum als we nu wonen. Veel papierwerk en daarnaast plattegronden en keukens kijken en zo, je weet wel. Erg spannend, omdat het voor ons ook de volgende grote stap samen betekent. We zijn er bepaald vol van!

Op het BHIC stonden de laatste maanden voor mij met name in het teken van het opstarten van nieuwe projecten en natuurlijk onze nieuwe website. De lancering van die laatste verliep soepel, de reacties van gebruikers zijn positief. Niet alleen vanwege de site zelf - die er beslist wezen mag - maar ook door de geleidelijke manier waarop we de website hebben geïntroduceerd en erover hebben gecommuniceerd. En natuurlijk vooral omdat we iedereen daarbij hebben betrokken. Misschien een eigen blogpost waard?

Buiten mijn werk op het BHIC ben ik sinds een paar maanden ook vrijwilliger geworden bij Museum Slager in Den Bosch. Dit is een klein maar fijn kunstmuseum rond acht schilders uit drie generaties van de Bossche familie Slager. Klein, dus volop mogelijkheden voor eigen initiatief en meedenken. Ik werd vooral geprikkeld door de oproep voor rondleiders, maar wil me daarnaast ook nuttig maken op het gebied van online zichtbaarheid, presentatie/communicatie en sociale media. Zo schreef ik al over het museum en de schilders in Wikipedia en onderhoud ik voorlopig de pagina op Facebook.

Mij persoonlijk biedt dit nieuwe vrijwilligerswerk de kans om het museumbedrijf wat beter te leren kennen en erfgoedervaring op te doen buiten het archiefwezen, die me in het dagelijkse werk wellicht ook weer van pas komt. Hoe dan ook verrijkt het je palet aan kennis, inzicht en ervaringen weer. Tot nu toe vind ik het leuk om me voor het museum in te zetten en tegelijkertijd meer over de kunstwerken, de kunstenaars en de geschiedenis en cultuur van mijn stad te ontdekken. Ik zou zeggen, kom eens langs en laat je rondleiden en verrassen!

Tot slot
Kortom, bepaald geen saai kwartaal dus, genoeg te doen en veel nieuwe inspiratie opgedaan. Op dit moment is trouwens de vakantie net begonnen en dat is ook wel weer lekker.

Chris

Foto: Chris... Be different! Een (persoonlijke?) oproep op een etalageruit in Konstanz.

De Citadel tijdens Maritiem 's-Hertogenbosch

Om de twee jaar vindt er in Den Bosch een groots feest plaats: Maritiem 's-Hertogenbosch

Het water ligt die dagen vol boten, in de stad zingen zeemanskoren hun liederen over mannen met baarden en zo meer, waterstad Den Bosch op z'n best. De Citadel en het BHIC liggen die dagen in het brandpunt van alle activiteiten. Dit jaar waren landmacht en marine van de partij met onder andere een klimwand en vaarsimulator op het buitenterrein, als vanouds was de schutterij present en werd er natuurlijk ook bij ons gezongen. En binnen was het druk. In totaal mochten we dit weekend bijna 6.000 bezoekers binnen de poorten van ons hoofdgebouw verwelkomen.

De lokale omroep Boschtion deed verslag van het evenement en maakte onder ander onderstaand filmpje van de zondag, met vanaf ongeveer 1:30 aandacht voor de Citadel en de activiteiten op het BHIC:

Gerelateerd leesvoer
- Op de televisie: Verborgen Verleden
- Open Monumentendag 2013: Begraafplaats Orthen

Foto: onze centrale hal toen de drukte nog overzichtelijk was en de snoeppot (rechtsonder op een tafeltje) gevuld. Foto van Facebook

Amerikaanse studenten lezen over een Brabants archief

Naar aanleiding van een presentatie die ik eerder voor haar studenten verzorgde, vroeg Patricia Franks (San José State University) me of ik een artikel wilde schrijven in haar boek Records & Information Management. Alle hoofdstukken in dat boek wilde ze afsluiten met een verhaal uit de praktijk. En mijn verhaal zou er daar een van zijn. Dat boek is er nu. En mijn korte artikel wordt daarin als volgt door Patricia geïntroduceerd:

In his contribution to this chapter [7. Emerging Technologies and Records Management - CvdV], Christian van der Ven, Coordinator of Digital Services for the Brabant Historical Information Center, the Netherlands, provides insight into the archive's foray into social media for digital services. His primary concern is with improving services, motivating staff to engage the public through social media, and evaluating the outcome of the effort using metrics appropriate to each particular initiative, not records management. Records and information managers mist take a proactive approach to understand initiatives such as these. As you're reading this paradigm, ask yourselves the following questions: Are records being created? Where do they reside? How do we capture them? How long must we retain them? How do we preserve them?

Aan al die laatste vragen besteed ik in het artikel dus geen enkele aandacht. Verder biedt het artikel betrekkelijk weinig nieuws voor collega's die al langer mijn blog volgen, presentaties en workshops van me hebben bijgewoond, artikelen gelezen of werkbezoeken afgelegd, rond dezelfde thematiek. Maar voor de Amerikaanse lezers van Patricia's boek geeft mijn artikel hopelijk nog wat stof tot nadenken en actie.

Downloaden: Discovering the South Land - Employing Emerging Technologies, Motivating Staff, and Measuring Success

Overigens duurde het, vanaf het moment dat ik mijn artikel inleverde, bijna anderhalf jaar voordat het boek voor me lag. Lang leve druk. Maar ook lang dure druk...

Aanbevolen leesvoer
- Succesvol inzetten van sociale media: 3 tips
- Het BHIC op weg naar het Zuidland (artikel Archievenblad)

Kiezen of transcriberen? Over de vraag hoeveel ontsluitingstijd je moet nemen

In de afgelopen tien blogposts heb ik verslag gedaan van het colloquium "Tools, People and History" dat op 25 en 26 april plaatsvond in Leuven. Aanleiding was het project Itinera Nova van het Stadsarchief Leuven waarin het archief van de Leuvense schepenbank digitaal toegankelijk gemaakt wordt.

Verslag
Op de eerste dag stonden de tools en people centraal. Vanwege het teveel aan auto's op de Vlaamse snelwegen moest ik de inleidende woorden van projectleider Inge Moris missen, maar daarna werden de tools nog uitgebreid toegelicht. Manfred Thaller gunde ons een blik achter de technische schermen van het transcriptieplatform en aansluitend demonstreerde André Streicher de nieuwe annotatietool. Tot slot plaatste Ben Brumfield het project in een internationale context, waarna het hoog tijd werd voor de people. Daarmee bleken vooral de vrijwilligers te worden bedoeld. Claire Dejaeger vertelde daarom over haar trotse ervaringen als vrijwilliger in Leuven en Jan d'Hondt, archivaris van Brugge, ging in op de vrijwilligersprojecten van het Brugse stadsarchief. Als klapstuk kwam Richard Millington aan het woord, die vooral veel praktische tips gaf voor het motiveren en gemotiveerd houden van vrijwilligers binnen online community's.

Op de tweede dag was dan de history aan de beurt. Marika Ceunen, Geertrui Van Synghel, Jelle Haemers, Julie De Groot en Inneke Baatsen gingen repectievelijk in op de inhoud en onderzoeksmogelijkheden van de schepenbankregisters van Leuven, 's-Hertogenbosch, Gent en twee keer Antwerpen. Goed om te horen hoe rijk deze bronnen zijn en hoe prachtig ze kunnen vertellen over het dagelijks leven in vroeger tijden. Maar ook leerzaam om te zien hoe een goede aansluiting bij het onderwijs door archiefinstellingen kan zorgen voor waardevolle onderzoeksprogramma's.

Klikken op alle namen van hierboven brengt je tot uitgebreide verslagen van de presentaties. Al met al een interessant colloquium, dat ook stemde tot verder nadenken over het toegankelijk maken, beschikbaar stellen en laten benutten van oudere archieven.

Wat ik vind
Zoals ze het in Leuven aanpakken, dat vind ik mooi. Zeker de nabijheid van een universiteit geeft prachtige mogelijkheden om het schepenbankarchief vanuit allerlei kanten te laten belichten en onderzoeken. Bij de ontsluiting is rekening gehouden met manieren waarop de bron zo goed mogelijk toegankelijk kan worden gemaakt, vooral met het oog op de specifieke doelgroep van (wetenschappelijke) onderzoekers. Ook de wijze waarop vrijwilligers worden ingezet verdient respect. Iedereen kan daarvan leren.

Wat ik betwijfel
Toch heb ik ook wel wat twijfels. Zo is er in het hele proces van ontsluiten van de bron wel erg veel moderatie en controle. Ik denk, dat met wat minder controle er meer snelheid in het ontsluiten is te bereiken, zonder de kwaliteit van die ontsluiting zogezegd in gevaar te brengen. Leuven zou zichzelf in mijn ogen tekort doen, als ze niet zou experimenteren daarmee. Ik denk in dit verband ook aan de Franse ervaringen met tagging, zoals eerder beschreven (zie het verslag over de annotatietool).

Die gecontroleerde en gemodereerde manier van werken, maar ook de gekozen vorm waarbinnen de vrijwilligerscommunity werkzaam is, heeft nu ook tot resultaat dat vrijwilligers vooral lokaal worden gevonden. En dat terwijl juist ook op (grote) afstand kennis en kunde aanwezig zal zijn, die helpen bij het toegankelijk krijgen van deze bron. Voor mensen van ver weg zijn dergelijke projecten immers een welkome kans om de band met hun moedergrond te verstevigen. Bovendien, omdat onderzoekers op afstand veelal afhankelijk zijn van digitale dienstverlening, zijn ze vaak extra gemotiveerd om hieraan hun bijdrage te leveren. Ter illustratie hiervan leren de ervaringen van het BHIC dat op zijn forums het meeste werk wordt verzet door juist een aantal mensen in het buitenland.

Wat ik overdenk
Naast deze complimenten en twijfels, zijn er ook punten waarop ik door de presentaties in Leuven, en door de gesprekken met een aantal collega's, aan het denken ben gezet. Het gaat dan vooral over de diepte van het ontsluiten. In Leuven worden volledige transcripties gemaakt die uiteindelijk volgens de regels van TEI (Text Encoding Intitiative) worden opgemaakt. Daarnaast zijn indexen (op bijvoorbeeld personen en plaatsen) en scans van de akten aanwezig. Een enorm rijke ontsluiting, die volledig zal aansluiten bij de specifieke doelgroep van wetenschappelijk onderzoekers.

Iedereen is blij met hoe dit project verloopt (houden zo dus!?) en lijkt zich op geen enkele manier te betreuren om (of te laten ontmoedigen door) het feit dat het nog héél lang duurt voordat het allemaal af is. Het gaat in totaal om 950.000 pagina's; veel daarvan bevatten meerdere akten en een aantal akten zal ook gerust meerdere pagina's beslaan. In totaal zijn er nu, een kleine vier jaar na de start van het project, zo'n 10.400 akten getranscribeerd. Op deze manier zijn er dus letterlijk en figuurlijk nog eeuwen werk te verzetten. En dat is dan nog maar één bron...

Op het BHIC werken we veel met indexen en samenvattingen van akten (waaronder veel schepenakten) en dat gaat een stuk sneller (onze werkwijze is ook veel minder gecontroleerd en gemodereerd). Bovendien is onze ervaring dat veel onderzoekers wel doorklikken naar de scan (die in veel gevallen is gekoppeld aan de samenvatting) maar dat bij het ontbreken daarvan ze ook vaak genoegen lijken te nemen met slechts de samenvatting.

Kiezen
Uiteindelijk gaat het om keuzes en die zijn in Leuven en Den Bosch verschillend gemaakt. Beide zijn prima, gericht op andere doelgroepen, gemaakt binnen een ander beleidskader en een andere planning. Ik vraag me echter af waar in deze keuzes een bepaald omslagpunt ligt, vanaf welk moment een nóg betere ontsluiting vooral extra werk met zich meebrengt, maar relatief weinig extra gemak? Of vanaf welk moment een klein beetje extra moeite voor het ontsluiten een relatief flinke meerwaarde voor de onderzoeker oplevert?

Met Ben Brumfield, die toevallig in hetzelfde hotel logeerde, heb ik daarover ook doorgepraat. Het maken van samenvattingen gaat misschien sneller, maar misschien ook weer minder sneller dan je zou denken; je moet immers toch de hele akte lezen. En bovendien héél goed begrijpen, om daar een goede samenvatting van te kunnen maken. Aan de andere kant, tijdens het transcriberen gaat veel tijd verloren aan het soms eindeloze gepuzzel op een enkele letter.

Bedacht ik me nog, dat ook nieuwe ontwikkelingen als open data en datavisualisatie extra eisen stellen aan je toegankelijkheid. Die ontwikkelingen zijn namelijk vooral gebaat bij rijke informatiebestanden; een datavisiualisatie op een magere index geeft weinig spannends als resultaat. En hoe beperkter je toegang, hoe minder er als open data te linken en te koppelen valt. Aan de andere kant, zowel open data als datavisualisatie worden pas echt interessant bij grote hoeveelheden materiaal... en dan is snelheid in ontsluiten wel een plus.

Kortom
Tja, kies je er dus voor om in rap tempo heel veel bronnen op een beperkte manier toegankelijk te krijgen? Of kies je ervoor om in een veel lager tempo een beperkt aantal bronnen toegankelijk te krijgen, maar dan wel op een uitgebreide manier? En waar ligt daarin de balans? Het betere is immers als zo vaak de vijand van het goede, zeker bij archivarissen.

Een aloude discussie, in een nieuw licht bekeken. Goed om bij stil te blijven staan. En keuzes in te maken. Mijn gevoel en verstand strijden nog wat met elkaar...

Aanbevolen leesvoer
- Waar ik blij van word
- De vraag is alleen: wanneer?
- Archiefontsluiting door nerd-sourcing

Afbeelding: een monsterslak valt een ridder aan (bron: Smithfield Decretals, British Library, Royal 10 E IV, f. 107). Via een blogpost over historici en slakken

Een schat van een onderzoek(ster)

Willie Damen-van de Mosselaer is een van die vele gouden, trouwe gasten van het BHIC. Voor het (inmiddels van de buis verdwenen) programma Ger Gedaon ("graag gedaan") van de lokale omroep TV Meierij werd ze geïnterviewd over haar onderzoek en hobby.

Willie is geboeid geraakt door het verleden van Rooi (Sint-Oedenrode) en dat bracht haar tot urenlange speurtochten in de archieven en zwerftochten door de straten van die plaats. Vele tienduizenden notaris- en schepenakten ploegde ze door en ze maakte er bovendien samenvattingen van. Al wandelend door Rooi is Willie daardoor een wandelende verhalentrommel geworden, die bij alle huizen en straten leuke feitjes en weetjes uit de geschiedenis weet op te diepen uit haar geheugen of website. Want ja, op die website publiceert ze voor iedereen alle informatie die ze heeft. En ze vindt het leukste om mensen daarmee te helpen.

Kopietjes van haar bestanden geeft Willie altijd ook even af bij het BHIC, zodat wij ze weer kunnen opnemen in onze database. Daarmee is ze een van de mensen waar ik blij van word. Niet alleen vanwege al het werk wat ze doet, maar ook gewoon omdat het een erg lief en leuk mens is.

Tegenwoordig heeft Willie een vaste rubriek in het maandelijkse Oog Op Rooi en vertelt ze daar over hoe straatnamen in Sint-Oedenrode zijn ontstaan en wat er in die straten is gebeurd.

Ik gun ieder archief een eigen Willie! :-)

Gerelateerd leesvoer
- Geven en krijgen
- Bijna 60 jaar knippen en plakken

Van klacht tot klant

We bereiken meer en meer divers publiek, het aantal communicatiekanalen waarover we (laten) beschikken neemt toe, het aantal vragen om inlichtingen, verzoeken, bestellingen en wat al niet meer eveneens. Maar het aantal medewerkers neemt eigenlijk de laatste tijd alleen maar af. De klant wordt bovendien mondiger, heeft steeds hogere verwachtingen, verlangt steeds sneller, uitgebreider en goedkoper een antwoord en stelt ook kwalitatief hogere eisen.

De druk op de dienstverlening neemt dan ook op alle fronten toe. Het aantal échte klachten loopt gelukkig niet de spuigaten uit, maar steeds vaker lijkt er wel sprake van uitgesproken ongenoegens in een e-mail, een opstootje op een forum en een kritische bezoeker aan de balie of telefoon.

Op het BHIC hebben we tweemaandelijks een bijeenkomst van het zogenoemde deelclubje, waarin collega's elkaar inlichten over projecten, met elkaar in discussie gaan, de voortgang van werkzaamheden bespreken en nieuwe plannen uitbroeden. Afgelopen maandag heb ik daar een uiteenzetting verzorgd over effectieve klachtafhandeling, waarvan je hieronder de slides aantreft.

Niet dat ik expert ben op dit gebied, maar inmiddels wel in enige mate ervaringsdeskundige.

Uiteindelijk komt het op het volgende neer: klagende klanten behoeven je aandacht en actie. En ook in die volgorde. Eerst de wond schoonmaken, dan de wond verbinden. Doe je dat niet, dan gaat het ontsteken.

Een nadere uitwerking van deze beide stappen:

Aandacht

• Klant laten uitpraten / stoom laten afblazen
• Klacht erkennen / begrip tonen / meeleven
• Sorry zeggen

Actie

• Klacht in kaart brengen / samenvatten
• Mogelijke oplossingen voorleggen / uitleg geven
• Toekomstige klachten voorkomen

Voor toelichting en voorbeeldteksten uit de praktijk, zie de slides. Belangrijk is de houding waarmee je de klant en klacht tegemoet treedt. Kritiek doet immers altijd pijn, maar je moet die desondanks proberen op te pakken als een gratis advies om je dienstverlening te verbeteren. Zelfs als de onderbouwing van de kritiek, de klacht te wensen overlaat.

Gelukkig wordt het aantal klachten op het BHIC nog altijd zwaar overtroffen door het aantal dankbare reacties. Maar aandacht verdienen ze allemaal.

Hopelijk helpt dit verhaal je. Hoe dan ook ben ik benieuwd naar je reactie.

"Brabant, daar brandt nog licht" De geschiedenis in strip

Vandaag is de presentatie op het BHIC, maandag begint de verkoop in Bossche boekhandels. Ik ben héél erg benieuwd naar de strip. Stiekem hoop ik op Van Nul tot Nu op z'n Brabants over Brabanders. Alle BHIC-medewerkers krijgen bovendien een uitgave met een speciaal schutblad. Mooi!

Voor alle info over de Brabantse geschiedenis in stripvorm lees het persbericht of ga naar de website.

En Anneke, ik heb al een exemplaar voor je gereserveerd hoor!

Gerelateerd leesvoer

- Van Nul tot Nu op z'n Brabants?

- Archiefcartoons

Beestjes in het archief #heritagebeasts

Zo erg als hierboven in Friesland hoeven beestjes in het archief niet altijd te zijn; vandaag zijn archieven op Twitter namelijk in de ban van #heritagebeasts

Het BHIC doet natuurlijk ook mee, met heel de dag door tweets met grappige berichten van de dierendokter van vroeger.

Maar ook met een poll waarvoor collega Mariët een stel leuke stukken heeft uitgezocht. Wat te denken van het bedrijfsdossier van het "Tilburg's Dierenasiel en Huisdierenpension", opgeheven op -echt waar- 4 oktober 1977? Dierendag! Of stem op een van de andere stukken.

Maar neem hoe dan ook vandaag een kijkje op Twitter voor een vrolijke beestenboel in de archieven!

Archiefonderzoek naar een NSB-verleden

Volgende week op maandag 17 september (toevallig precies de dag waarop in 1944 de bevrijding van Brabant startte, maar dat kwam pas later bij me op) zal Bettina Drion op het BHIC een lezing geven over haar roman Porselein en het archiefonderzoek dat daaraan voorafging.

Voor het BHIC maakte ik bij wijze van voorproefje alvast een kort filmpje met Bettina, dat je hieronder kunt bekijken.

De lezing, speciaal voor mijn collega's, wilde ik organiseren omdat het weer eens een ander gebruik van onze archieven laat zien. Bovendien is het altijd goed om te horen hoe iemand, die doorgaans niet tot onze traditionele doelgroepen mag worden gerekend, het doen van archiefonderzoek op het BHIC ervaart. En archieven ervaart, wat ook in het filmpje naar voren komt.

Aanbevolen leesvoer
- Gelezen: Bettina Drion - Porselein
- Op Brabant Bekijken: Dood en doodgezwegen: dubbel-dood

Nieuwe chat voor het BHIC

Google Talk Chatback vertoonde al kuren en sneuvelde vervolgens in de lenteschoonmaak. Meebo werd overgenomen door Google en de populaire widget Meebo Me legde daarop het loodje. Kortom, het BHIC (en ook enkele andere archiefdiensten) kwamen zonder chatfunctie te zitten.

Het ene alternatief na het andere viel in mijn ogen af. Totdat via een tweet van Mariëtte ineens LibraryH3lp in het vizier sprong, een (betaalbare) service die zelfs speciaal in het leven is geroepen voor bibliotheken en soortgelijke non-profit instellingen, zoals archieven.

Chatten met LibraryH3lp
LibraryH3lp kan (bijna) alles wat we op het BHIC willen. En nog veel meer, zoals betere configuratiemogelijkheden, automatisch bijhouden van statistieken, loggen van de gespreksgeschiedenis en het over en weer kunnen versturen van bestanden.

Bovendien biedt LibraryH3lp de mogelijkheid om met meerdere 'operatoren' tegelijkertijd de chat te bemensen, chats door te zetten naar een ander en klanten van elkaar over te nemen. Enkele van mijn collega's opperde al meteen om eens overdag te gaan testen met een voortdurende chatservice, met het hele chatteam samen. Eventueel kun je dat zelfs via verschillende kanalen doen; denk bijvoorbeeld aan een specifieke chatbox in het genealogische domein van je website, die door een selectie van je chattende medewerkers wordt bediend. Zo breng je specialisatie aan in je dienstverlening via chat.

En belangrijk: de support door het (kleine) team achter LibraryH3lp is erg goed. Via e-mail, discussiegroep en natuurlijk chat ben ik steevast snel en goed geholpen, door mensen die begrijpen wat de dienstverlening van een instelling als de onze inhoudt. En da's een regelrechte verademing na de Googles en Meebos.

Wensen heb ik ook nog wel. Zo zou ik graag weer een 'ping' horen wanneer een klant op de chatknop drukt, dus nog voordat er iets is gechat. En het zou heel fijn zijn mocht iedere collega een eigen avatar kunnen hebben, die automatisch wordt getoond. Maar goed, voorlopig kunnen we weer vooruit!

Kortom
Want het afgelopen jaar kregen we al meer dan 1.200 vragen via chat. Bijna alle klanten konden direct worden geholpen met hun vraag of in de juiste richting gestuurd voor het antwoord. En dat tijdens de avonduren, wat echt heel veel waardering oproept bij het publiek.

Het zou toch enorm zonde zijn geweest als we die service niet meer hadden kunnen aanbieden.

Aanbevolen leesvoer
- Chatten in Ontario
- Groep op Archief 2.0: Chatten op archiefwebsites

Plaatje: LibraryH3lp

Brabantse persfoto's massaal online

Voor liefhebbers van foto's is er afgelopen week in Brabant voldoende te smullen bijgekomen.

Op woensdag begon het BHIC met publiceren van foto's van Brabants Dagblad en Eindhovens Dagblad en als eerste was de gemeente Haaren aan de beurt. In totaal komen er gaandeweg zo'n 77.000 foto's online te staan.

Op donderdag volgde het Stadsarchief Breda met publiceren van foto's van BN/De Stem, meer specifiek de collectie van fotograaf Johan van Gurp. Vanaf 1970 tot zijn pensioen in 2007 maakte hij zo'n 260.000 foto's en die zijn inmiddels online te bewonderen.

Foto: Juliana verlaat Haaren in 1984, maar staat er voor altijd op de kiek

Filmpje: reportage van Omroep Brabant uit 2008 over de fotocollectie van Van Gurp

Peer-to-Peer werkt: de kracht van forums

Afgelopen week schreef Marketingfacts over het online forum van de Kindertelefoon:

Aan de al langer beschikbare kanalen; telefoon, chat en de website (...) werd in oktober 2011 het online forum toegevoegd. Met bijna 8.000 unieke bezoekers per maand zorgt het forum nu al voor 22% van het totale websitebezoek van de Kindertelefoon. Straks moet het forum zorgen voor een lagere belasting van de andere kanalen, maar dient het ook als een filter voor lichtere vragen die kinderen gemakkelijk onderling met elkaar aan kunnen gaan.

Het forum is een groot succes en won zelfs een prijs als een van de beste Nederlandse klantcontactcases. Maar een community op een forum ontstaat niet vanzelf, je moet er wat voor doen. Dat hebben ze bij de Kindertelefoon goed begrepen:

Er is een enorm scala aan factoren die bijdragen aan het succes van een community. Denk bijvoorbeeld aan integratie in de website, embedding in de organisatie (creëren van draagvlak binnen alle afdelingen), continue moderatie en ijzersterk community management.

Omdat het forum een compleet andere vorm van contact faciliteert hebben medewerkers een intensieve training gekregen op het gebied van moderatie. De werkbegeleiders en vrijwilligers maakten hierin kennis met diverse rollen die je als medewerker op een forum vervult.

Goed over nadenken dus, en veel aandacht geven. Vooral de integratie van het forum van de Kindertelefoon in hun website vind ik sterk. Nieuwe forumonderwerpen komen direct terug op de homepage, relevante onderwerpen in de kennisbank en via de zoekmachine. Daar kunnen archieven veel van leren.

Archieven
Op het BHIC zetten we al jaren verschillende forums in. De resultaten zijn vergelijkbaar: het forum dient als ontmoetingsplaats, als helpdesk, als kennisbank en meer in het algemeen als huis van een community, waardoor ook spontaan mooie dingen ontstaan. Het forum zorgt voor veel verkeer naar en op de website en de forumgebruikers helpen elkaar dusdanig veel, dat wij als BHIC regelmatig vragen aan ons gericht door kunnen sluizen naar het forum. Daar worden klanten vaak sneller (en vaak net zo goed, soms zelfs beter) geholpen dan door ons archivarissen.

Als je de cost voor je rekening neemt, dan heb je er later baet bij: ons actieve aandeel in het plaatsen van berichten op bijvoorbeeld het genealogisch forum is tussen 2007 en 2011 gedaald van ongeveer 30% naar 3%, terwijl het gemiddelde aantal reacties op een nieuw bericht in die tijd steeg van ongeveer 1 naar 8. Genealogen helpen elkaar en vaak ook ons.

Gelukkig merk ik onder archiefdiensten steeds meer enthousiasme voor het inzetten van forums, zoals in het project VeleHanden, waar het forum een waar succesverhaal is geworden.

Tips zijn welkom!

Kortom
Forums werken. De meerderheid van succesvolle online community's gebruikt een forum als platform. Eenvoudig te gebruiken en lage kosten, maar krachtige platformen, hechte community's, tevreden gebruikers en soms onverwachte resultaten. Wat wil je nog meer?

Aanbevolen leesvoer
- Liever chatten dan bellen
- Gepresenteerd: Stamboomvorsers verenigt u!

Waar ik blij van word #kvan12

Richting het einde van de KVAN-dagen vroeg Wim Karels mij van welk project op het BHIC ik het afgelopen jaar blij was geworden. Dat zijn er een heleboel, maar als concreet voorbeeld gaf ik hem het projectje rond onze notaris- en schepenaktendatabase die een jaartje geleden werd gelanceerd. Onder de noemer geven en krijgen schreef ik er al eens eerder over.

Scannen en bladeren
Al lange tijd stonden er op onze website scans van veel schepenprotocollen online, maar zonder index. Voor de onderzoekers betekende dit kortom: zelf bladeren door de online boeken en zelf ontcijferen van het oude handschrift. Fijn dat de scans beschikbaar waren, maar echt publieksvriendelijk was het natuurlijk niet.

Veel onderzoekers, maar ook heemkundige werkgroepen en verenigingen werken echter hard aan het maken van eigen indexen en samenvattingen, een klus waarmee ze soms al jaren zoet zijn. Het resultaat van hun arbeid publiceren ze vaak in boeken of als doorgaans platte tekst op allerlei websites, zodat zoveel mogelijk mensen ervan kunnen profiteren.

Acquireren
Na contact te hebben gezocht met een aantal van hen, bleek dat zij ook graag bereid waren tot samenwerking met het BHIC. Onze website heeft natuurlijk een veel groter publieksbereik dan al die aparte websites, is makkelijker te doorzoeken, de continuïteit van de online beschikbaarheid van alle gegevens is gegarandeerd, en bovendien kunnen indexen en samenvattingen rechtstreeks aan de gescande akten worden geknoopt. Acquisitie van indexen dus, die akte voor akte de reeds gescande registers toegankelijk maken.

Onze credits gaan naar de makers van al die nadere toegangen. Maar het mooiste vinden ze toch wel dat hun toegangen ontzettend veel en vaak geraadpleegd worden. Bezoekers van onze website zijn razend enthousiast en vinden veel nieuwe informatie. Dat enthousiasme blijkt niet alleen uit de statistieken, maar ook uit de vele berichten in genealogische discussiegroepen, op fora, in onze mailbox en zo meer.

En bovendien uit het toenemend aantal mensen en clubs dat ons weet te vinden voor het aanleveren van huisgemaakt materiaal. Al die aangeleverde bestanden worden vanuit Word, Excel, html enzovoort keurig in onze database gepompt. Zo schurkt die laatste op dit moment al aan tegen de 100.000 samenvattingen van akten, samen goed voor misschien al wel een miljoen namen van personen en plaatsen!

Leerproces, sociaal proces
Op het BHIC hebben we geleerd dat goed genoeg, goed genoeg is. Een eigen indiceringsproject werd jaren geleden stopgezet wegens te geringe voortgang (vandaar al die scans online zonder index). Standaardlijstjes voor aktesoorten, afzonderen van persoonsnamen, normalisaties van plaatsnamen en specifieke velden voor belendingen; allemaal mooi en aardig, maar het betere is ook hier de vijand van het goede gebleken.

Het eenvoudige invoerformat dat door onze huidige toeleveranciers van toegangen wordt gehanteerd, in combinatie met full text doorzoekbaarheid van de database, in combinatie met een koppeling naar de gescande akten, werkt namelijk prima. Waar makkelijk mogelijk sturen we ietsjes bij, maar even zo goed en makkelijk laten we dat.

Het sociale proces en de voortdurende communicatie met mensen en groepen vormen de kern van dit project. Een project dat trouwens bijna 'zomaar' is ontstaan, met als eerste aanzetje een vermakelijke discussie op het stamboomforum van het BHIC (waar een actieve forumcommunity al niet goed voor is!). Je plant een zaadje, geeft het water en aandacht, het blijkt te ontkiemen, het groeit wat door en voor je het weet wortelt het zich in je organisatie.

In dit geval met veel dank aan mijn collega's Anton, die het hele conversieproces voor z'n rekening neemt, en Annemarie, die inmiddels de inhoudelijke begeleiding op zich heeft genomen.

Hoe nu verder?
Naast indexen en samenvattingen zijn we een tijdje terug ook maar terloops gestart met het acquireren van foto's van akten. Zo staan er al duizenden foto's klaar van complete registers die door bezoekers van het BHIC zijn gefotografeerd, bij toegangen die vaak weer door anderen zijn of worden gemaakt en soms ook al online staan. Het wachten is slechts op een upgrade van onze software en dan kunnen we die foto's zelf online zetten.

Daarnaast zijn we iets actiever aan het werven geslagen. Er staan nog heel wat scans van schepenprotocollen zonder index online en binnen één genealogische discussiegroep hadden enkele mensen aangegeven best bereid te zijn daarvan een deel te willen ontsluiten. Prima, dus een soort van klein projectje daarvoor opgezet. Bij enig succes zullen we dat gaandeweg richting andere groepen (zoals ons eigen forum) uitbouwen.

En natuurlijk liggen er naast indexen en samenvattingen van notaris- en schepenakten nog veel meer bronnen om te worden ontsloten. Aan sommigen wordt her en der vast al gewerkt. Kansen genoeg dus!

Kortom
Crowdsourcing in optima forma. Zonder hippe website als bijvoorbeeld VeleHanden (waar we ook aan meedoen hoor), zonder sowieso al te veel techniek en in ieder geval zonder kosten. Maar met heel veel resultaat. En met heel veel tevreden onderzoekers. Kijk, daar word ik nou blij van!

Aanbevolen leesvoer
- Alle gebruikersparticipatie nog aan toe!
- Alles over VeleHanden

Afbeelding: schilderij met blij fruit (in een serie kinderkamerkunst)

Vincent van Gogh in je archief

Op het BHIC hebben we natuurlijk al de geboorteakte van Vincent van Gogh, maar ja, die moeten we delen met onze collega's van het Regionaal Archief West-Brabant. Vanaf vandaag (nou ja...) hebben we echter ook een uniek document dat, in tegenstelling tot zijn geboorteakte, ook nog eens door Vincent zelf is geschreven en ondertekend. Dat laatste wel wat onduidelijk, dus vandaar dat het bijzondere aan deze brief ons nooit eerder was opgevallen. Maar gelukkig kwam een medewerker van het Van Gogh Museum er wél achter.

Boeken
De brief dateert van 26 oktober 1872 -Vincent was toen 19 jaar oud en werkte bij een kunsthandel in Den Haag- en is daarmee de op een na oudste brief die van Van Gogh bekend is. In de brief laat Van Gogh aan ene Hendrik Verzijl, die hem had gevraagd op een veiling te bieden op een aantal boeken, weten dat dit niet is gelukt. Hendrik Verzijl woonde in Helvoirt bij de familie De Jonge van Zwijnsbergen, die weer tot de kennissenkring van de Van Goghs behoorde. En zo is de brief uiteindelijk via het familiearchief van De Jonge van Zwijnsbergen in een archiefdoos van het BHIC terechtgekomen.

Trouwens, niet alleen door de onduidelijke initialen in de ondertekening was deze brief tot voor kort onbekend als geschreven door Vincent. Waarschijnlijk speelt ook mee dat je -als niet-kenner van Van Gogh- bij de inhoud van de brief niet meteen aan de grote schilder denkt. En je kunt als archivaris ook niet bij iedere vermelding van een Van Gogh in je archief bij het Van Gogh Museum aankloppen hè.

Brieven
Onbekende brieven van Vincent van Gogh duiken niet zo vaak op. Sinds 1990 kwam zo'n ontdekking alleen nog in 2004 voor, en nu dus pas weer in 2012. De 'nieuwe' brief wordt besproken in het artikel Waiting to be discovered. An unknown letter from 1872 by Vincent van Gogh, geschreven door de samenstellers van het bekende boek over alle brieven.

Meer van de pas ontdekte brief zien en weten? Ga naar het weblog van het BHIC. En kijk dan meteen naar het lijstje van plaatsen waar de brief de komende maanden in het echt te bewonderen zal zijn. Want nu we dan eindelijk een echte Van Gogh in huis hebben, gaat ie meteen op tournee. Gelukkig hebben we de foto's nog!

Aanbevolen leesvoer
- De sterrennacht in multitouch
- Aardappel anders

Dromen over alle Brabanders samen

Lang, lang, héél lang geleden, toen het Rijksarchief in Noord-Brabant nog de enige serieuze archiefdienst in de provincie was en de enige die een beetje de middelen had om er iets van een online database op na te houden, werd bedacht dat alle andere archiefdienstjes in Brabant zouden meewerken om die database te helpen vullen met persoonsgegevens uit hun archieven.

Slechte coördinatie van allerlei opgetuigde projecten, verschillende manieren van data-invoer en een ongelijke inzet door de verschillende archiefdiensten, zorgden ervoor dat het nooit zo ver kwam. Belangrijker nog werden die projecten door hun archivistisch lange looptijd stuk voor stuk achterhaald door de technologische vooruitgang en de ontwikkeling van een sterk netwerk aan lokale en regionale Brabantse archiefdiensten.

Iedereen begon logisch genoeg met eigen vrijwilligers een eigen website met eigen toegangen en later werden aan die toegangen zelfs ook eigen scans gekoppeld. Perfecte service allemaal, alleen wel een beetje versnipperd.

Maar bij sommigen bleef de droom van één gemeenschappelijke website waarmee je kunt zoeken in alle Brabantse genealogische databases bestaan.

Wakker worden
Sinds deze week is het Regionaal Archief Tilburg daarmee in zekere zin van start gegaan. Als je zoekt in hun genealogische database kun je namelijk tegelijkertijd zoeken in de databases van het Regionaal Archief West-Brabant en het Gemeentearchief Roosendaal. Andersom is het trouwens nog niet geregeld, zie ik. Lees meer informatie hierover

Het BHIC had al besloten aan die test mee te willen werken, maar daarvoor moeten wel eerst wat hobbels worden genomen. De eerste is een upgrade van de software, de tweede de vraag hoe om te gaan met overlap in bestanden (een vraag die ook bij WieWasWie speelt), de derde zit hem in wat principiële dingen als waarheen, waarvoor en zo...

Hoe dan ook, wie weet dat we uiteindelijk toch wel uitkomen bij het begin: een Brabantse variant van wat er bijvoorbeeld in Friesland en Groningen al is.

Van Nul tot Nu op z'n Brabants?

Ik moet onder een steen of zo hebben gelegen, want had helemaal gemist dat er een heuse strip in de maak is over de geschiedenis van Brabant: Daar brandt nog licht...

Mijn persoonlijke favoriet is nog altijd Van Nul tot Nu, dat op een grappige manier de vaderlandse geschiedenis bij mij tot leven bracht. Eerst in de Donald Duck, later in boekvorm. De Brabantse strip voelt vooralsnog hetzelfde aan, zeker omdat de geschiedenis van de gewone Brabander centraal staat. Twee jongelui, Maarten en Eefje, krijgen door het installeren van een speciale app op hun mobieltje, van hun opa een reis door de tijd cadeau. Vanaf dat moment stappen ze door de Brabantse geschiedenis, met de nadruk op de laatste twee eeuwen.

Drijvende krachten achter de strip, gefinancierd via crowdfunding, zijn Henk Wittenberg en Danker Jan Oreel, die ook al betrokken was bij de Zeeuwse inspiratie voor dit Brabantse initiatief. Nieuws is te volgen via de website, maar ook via Facebook en Twitter. Omroep Brabant maakte een filmpje.

Blijkbaar heeft het BHIC trouwens meegeholpen bij het maken van de blauwdruk voor het verhaal. Zo leer je nog eens wat.

In oktober komt de strip uit. Wil ik hebben!!

Gerelateerd
- 15 Miljoen per jaar
- Archiefcartoons

Het BHIC en Open(er) Data

Treemap van de inhoud van de genealogische database van het BHIC

Het is goed om trends te volgen en waar en hoe mogelijk daarop in te haken. Wat 'open data' betreft lopen we als BHIC beslist niet voorop, maar we willen ook niet achterop raken. Zaak dus om op z'n minst bij de tijd te blijven.

In deze blogpost twee beschrijvingen van projecten waarmee het BHIC op dit moment probeert ervaring op te doen met open data.

Miljoenen Brabanders
Miljoenen Brabanders zijn in de loop der eeuwen geboren en vaak ook gedoopt. Ze vonden werk, werden in de echt verbonden, kochten soms een huis, verhuisden een keer en kregen kinderen - vaak heel veel. Ze betaalden belasting en een stuk of wat bewandelden het verkeerde pad, maar hoe dan ook legden ze op enig moment weer het loodje en werden ze tot slot begraven. In archieven lieten die Brabanders hun sporen na, die door geduldig ontcijfer- en tikwerk van vele vrijwilligers en archivarissen uiteindelijk terecht zijn gekomen in de genealogische database van het BHIC. Bij die database hoort een zoekmachine en van die zoekmachine maken duizenden genealogen gretig gebruik.

Mooi. Maar niet mooi genoeg. Met diezelfde data zouden namelijk veel méér mensen blij kunnen worden gemaakt. Daarvoor moet die data dan wel eerst in een andere vorm worden gegoten.

Zo zou je met die miljoenen genealogische records als basis toch hele aardige datavisualisaties moeten kunnen maken? Daarom heeft het BHIC aan Bob Coret de mogelijkheid gegeven om onze genealogische data te downloaden en de gebruiksmogelijkheden daarvan te onderzoeken. Voor hem en voor ons een manier om via samenwerking ervaring op te doen met open (genealogische) data. En ook om te kijken of je met die data en daarop gebaseerde datavisualisaties geschikte toepassingen voor andere doelgroepen dan genealogen zou kunnen maken.

Een treemap en spelen met dopen en geboorten
Als eerste experimentjes heeft Bob een treemap gemaakt van de inhoud van de database en is aan de slag gegaan met de data van de dopen en geboorten. Met die laatste zijn hele leuke lijstjes te genereren, hele inzichtelijke kaartjes te maken, hele mooie grafiekjes te tonen en hele grappige animaties te bouwen. Welke voornamen komen in jouw plaats het meeste voor? Hoe zit het met de geografische spreiding van familienamen in onze provincie? Vanaf wanneer gingen mensen pas goed los bij het kiezen van meerdere voornamen voor hun kroost? En hoe zit het met het aantal dopen en geboorten tijdens de afgelopen eeuwen?

> Bekijk de treemap
> Bekijk de datavisualisaties

Geografische spreiding van de familienaam "Van de Ven"

Gemiddeld aantal voornamen door de jaren heen

Door deze datavisualisaties krijg je (een soms verrassend) inzicht in data, zie je trends, vallen je mede daardoor bepaalde dingen op en kun je nadere (onderzoeks)vragen stellen (met als kanttekening dat de database natuurlijk nog lang niet alle data bevat die op papier beschikbaar is). Allemaal dingen die niet met onze eigen zoekmachine kunnen, maar die wel interessant en soms zelfs noodzakelijk zijn. En vaak ook gewoon leuk. En dat laatste zeker niet alleen voor de gebruikelijke afnemers van deze data, de genealogen, maar ook voor veel andere mensen.

Ook Bob heeft vandaag geblogd over zijn experimenten met de data van het BHIC. Lees verder op zijn blog

Animatie van het aantal geboorten/dopen door de jaren heen

Tagcloud van beroepen

Een app met kaarten
Naast genealogische data hebben we natuurlijk ook nog heel veel ander leuk spul. Een van de betere initiatieven op dit moment is Open Cultuur Data, dat vraag naar en aanbod van open data in de erfgoedwereld stimuleert (proficiat nog!). Het BHIC wil met een selectie van kaarten aansluiten bij dit initiatief, om te zien met wat voor inspirerende manieren om historische kaarten beschikbaar te stellen anderen op de proppen komen. Het Nationaal Archief ging ons daarin voor en dat leverde een fraaie app op. Lees verder op Archief 2.0

Voordelen en aandachtspunten
De voordelen zijn genoegzaam bekend: anderen zullen onze data gebruiken op een manier die wij nooit zouden hebben bedacht, ze zullen ons inspireren, op ideeën brengen, ons werk uit handen nemen en in zekere zin ook onze klanten bedienen. Ze kunnen bijvoorbeeld helpen bij het genereren van datavisualisaties op basis van onze data, om die data geschikt te maken voor andere (en mogelijk nieuwe) doelgroepen. Onderzoekers kunnen eigen query’s loslaten op de data, waarmee zij specialistisch onderzoek kunnen uitvoeren, zoals demografisch onderzoek. We krijgen af en toe concrete vragen daartoe. Onze data zal door dit alles nóg breder worden (her)gebruikt, bijvoorbeeld in mobiele apps.

Natuurlijk moet er ook worden nagedacht over een paar zaken: hoe stel je de data beschikbaar? Voor welke data geldt dat (alleen gegevens of ook bijvoorbeeld scans)? Onder welke licentie? Hoe zit het met dataverkeer? Enzovoort.

Vooralsnog dus kleine zaadjes gezaaid in de proeftuin. En hopelijk leidt dat in de toekomst tot mooie bloemen. Want wat tuinieren betreft, ben ik op dit punt al aardig bijgedraaid ten opzichte van een paar jaar geleden...

Gerelateerd
- Nederlandse overheid vóór open data, maar tégen open cultuur data
- Een API voor de NA en hoe programmeurs ons kunnen helpen
- Archief 2.0: groep Open Data

Op de radio over openbaar geworden archieven

Al sinds 2010 organiseert het Nationaal Archief een zogenoemde openbaarsheidsdag, een dag waarop alle archiefstukken die vanaf 1 januari dat jaar openbaar zijn geworden, in het zonnetje worden gezet. Natuurlijk worden er in alle andere archiefdiensten in het land op datzelfde moment eveneens stukken openbaar, maar doorgaans gebeurt dat geruisloos. En in deze tijden van openbaarheid en transparantie is het goed om daar eens actief aandacht voor te vragen. Bovendien kan het mensen nog weer extra wijzen op alle verborgen schatten en pareltjes die in de archieven klaarliggen om ontdekt te worden.

Op het BHIC hebben we dit jaar bij die traditie van het Nationaal Archief aan willen sluiten en is er dus een lijst gepubliceerd van alle openbaar geworden archiefstukken. Omroep Brabant was zo vriendelijk daar een item op de radio aan te wijden en zo kwam het dat ik vanmorgen even in de uitzending was om een toelichting te geven.

Je kunt dat korte interview online naluisteren. Spoel even door tot 51:20 en dan volgt de rest vanzelf.

Heb ik on air alleen verzuimd om het adres van de website te noemen waar het overzicht met alle stukken is te vinden. Maar dat is dus hier. Voor meer informatie kun je het persbericht lezen. Of volg ons weblog.

Geven en krijgen

Het nationale archief van Amerika heeft weer iets leuks: links vanuit hun eigen catalogus naar transcripties van diezelfde documenten op Wikisource, een zusterproject van Wikipedia, maar dan voor bronteksten. Check bijvoorbeeld het NARA-record van deze petitie voor vrouwenkiesrecht en via de link kom je dan op deze Wikisource-pagina met de transcriptie terecht. Zo hebben ze al 25 documenten gekoppeld, maar ze hopen op meer en doen daarvoor een beroep op de massa. Voor extra informatie, ga even naar hun projectpagina op Wikisource.

Een mooi project, vooral door het tweerichtingsverkeer, het gemak voor archiefgebruikers en de waardering voor projecten van Wikimedia:

I am excited because this means our efforts engaging the Wikimedia projects are not just benefiting visitors to their own sites, but are also adding value directly back to our own site. Researchers using the National Archives’ catalog will benefit even if they had never heard of Wikisource or Commons before, and wouldn’t have visited them to find information about our documents. Finally, unreservedly recommending these sites as a resource, which the catalog now does, should hopefully also help demonstrate to the Wikimedia community that the National Archives supports and appreciates work by Wikimedians which adds value to its collections, and encourage more of it.

En de NARA breiden dit initiatief ook uit:

We are going to be adding similar links in our catalog to documents in Wikimedia Commons and the Internet Archive, where volunteers from the International Amateur Scanning League’s FedFlix project have digitized videos that the National Archives does not host in its catalog.

Dat kunnen wij natuurlijk ook! En dat doen we ook, toch tenminste op het BHIC al.

Schepenen en notarissen
In juli lanceerden we een database met zo'n 30.000 samenvattingen van notaris- en schepenakten. De scans van schepenprotocollen stonden al langer online, maar zonder index. Kortom: zelf bladeren door de online boeken en zelf ontcijferen van het oude handschrift.

Veel onderzoekers werken echter hard aan eigen indexen, een werk waarmee ze soms al jaren zoet zijn. Die indexen publiceren ze vaak op een eigen website (in alle mogelijke vormen), maar ook bijvoorbeeld op Van Papier Naar Digitaal (VPND, een van mijn favoriete websites). Mooi! Maar ook: niet makkelijk vindbaar, niet handig te doorzoeken, niet eenvoudig bij te werken en niet zomaar te koppelen aan de gedigitaliseerde aktes, die ook vaak op VPND staan.

Dus een paar van die onderzoekers benaderd en gevraagd om een samenwerking. Zodoende is de database met schepen- en notarisakten ontstaan. Een soort acquisitie van indexen dus, die akte voor akte de gescande registers toegankelijk maken. De nieuwe database wordt erg veel geraadpleegd, blijkt niet alleen uit de statistieken, maar ook uit de vele berichten in enkele genealogische nieuwsgroepen en op fora. Het zijn dan ook schitterende, informatierijke bronnen, die nu op een makkelijk te doorzoeken manier voor een groot publiek beschikbaar zijn gemaakt.

Plaatjes
En waar wij zelf geen scans van hebben, hebben we gekeken of deze online al wel voorhanden zijn. Zo is bijvoorbeeld vanuit veel records gelinkt naar de testamenten van Sint-Michielsgestel op VPND.

Helaas kunnen we in zo'n geval niet naar de exacte akte linken, maar alleen naar een overzichtspagina. Kortom: blijft zoeken voor de klant. Een vervolgstap zal dus zijn om te vragen of we ook eventuele foto's mogen opnemen in onze database.

In ieder geval worden er de komende tijd weer duizenden records bijgezet in de database. En hopelijk willen nog veel meer onderzoekers met ons samenwerken. De deelnemers tot nu toe zijn erg enthousiast! En anderen zijn er stevig mee geholpen. Iedereen blij.